Home Office: 10 wichtige Tipps für Ihre nächste Videokonferenz mit den Kollegen in Zeiten von Corona

5 min.

Unser Datenschutz-Knigge für Ihre nächste Videokonferenz mit den Kollegen in Zeiten von Corona zeigt Ihnen, auf welche Dinge Sie dringend achten sollten.

Die Corona-Pandemie hat auch die Konferenzkultur ganz schön verändert. Wollte man noch Anfang des Jahres eine Videokonferenz durchführen, scheiterte diese nicht schon selten daran, dass der „Videoraum“ mit einem anderen Meeting belegt war oder sich die Teilnehmer schlicht nicht mit der Technik auskannten. Heute jedoch, wo Corona die Leute geradezu zu Hause anbindet, werden fast wie selbstverständlich Videokonferenzen spontan organisiert und vom Homeoffice aus durchgeführt. 

Für sehr viele Menschen ist diese Art der Zusammenarbeit so neu, dass es immer wieder zu komischen Ereignissen kommt, so z. B. wenn einem nicht unbedingt bewußt ist, dass gerade die WebCam aktiv ist und man von allen Teilnehmern gesehen wird. Besonders lustige Szenen sind nicht davor gewappnet, u. U. auch viral zu gehen – so zB der Unbekleidete in einer Konferenz von gut 20 Leuten. Datenschutzrechtlich natürlich ein SuperGAU!

Damit Ihnen und Ihren Kolleginnen und Kollegen dies nicht passiert,  dafür soll dieser kleine Knigge dienen, der für alle Videokonferenzen gleichermaßen gilt und gerne geteilt werden darf. Selbstverständlich stehen datenschutzrechtliche Aspekte hier im Vordergrund. Denn es geht um Ihre Daten!

Wir starten gleich mit einem richtigen Powertipp:

1. Vermeiden Sie Videokonferenzen!

Jede Videokonferenz weniger ist ein Mehr an Datenschutz. Je weniger Videokonferenzen geführt werden, desto geringer ist das Risiko, dass Ihre Daten in irgend einer Art und Weise missbraucht werden könnten. 

Telefonieren Sie stattdessen. So, wie Sie nicht unbedingt auf originäre Funktionen einer Videokonferenz, wie das Screensharing, angewiesen sind, setzen Sie lieber eine Telefonkonferenz auf. Diese ist nicht nur datenschutzfreundlicher als alle Videokonferenzentools zusammen, sondern auch meist stabiler und einfacher im Handling.

Hinterfragen Sie also Einladungen zu einer Videokonferenz dahingehend, ob man diese nicht auch mit einer klassischen Telefonkonferenz durchführen könne. 

2. Wählen Sie den richtigen Anbieter für Videoconferencing – und bitte keine Diversifizierung der Tools!

Die Videokonferenz ist per se eine recht komplexe technische Angelegenheit. Das erklärt in aller Regel auch die enormen Kosten, die die Einrichtung den Unternehmen gekostet hat, die sich ein solches System angeschafft haben. Diese Systeme sind meist selbst gehostet und erfüllen in aller Regel die Anforderungen für IT-Sicherheit und den übrigen Standards des Unternehmens. Wenn man schon einen solchen „Benz“ in der Garage stehen hat, sollte man auch diese – soweit als möglich – auch zu nutzen. Denn alles andere – insbesondere die „Quick & Dirty“-Lösungen können schon mal schnell nach hinten losgehen. 

Soweit das Unternehmen kein eigenes System hostet, sollte man andere Standards nutzen, die sowieso schon in den Unternehmen lizenziert sind, wie z. B. — sehr häufig – Microsoft Teams. Gerade weil viele Mitarbeiter noch nicht wirklich in den diversen Videokonferenz-Tools geübt sind, sollte sich das Unternehmen auf möglichst einen Standard festlegen, der dann ausnahmslos von den Mitarbeitern genutzt werden sollte.

3. Klären Sie die Teilnehmer und Teilnehmerinnen über die Verarbeitungsprozesse auf!

Artt. 12 ff DGSVO gibt dem Organisator/Verantwortlichen quasi schon per Gesetz auf, die Teilnehmerinnen und Teilnehmer über die Verarbeitungsprozesse der Videokonferenz aufzuklären und zu informieren. Doch auch ohne rechtliche Vorschrift gebietet es die Höflichkeit, die Teilnehmer und Teilnehmerinnen darüber aufzuklären, was für Daten man selbst sammelt und was für Daten die Plattform / die Software für die Videokonferenz abgreift, und zu welchem Zweck etc.

Das kann sinnvollerweise ein Textbaustein sein, der einer Einladung zu einer Videokonferenz beiliegt und entweder vollständig informiert oder zumindest auf die allgemeinen Datenschutzhinweise des Unternehmens verweist. Dabei ist das eigene Unternehmen gemeint und nicht der Plattformbetreiber! Der Plattformbetreiber ist maximal ein Unterbeauftragter aus Sicht des Unternehmens.

5. Beachte interne Regelungen der IT-Sicherheit!

Sehr häufig geben die IT-Abteilungen des eigenen Unternehmens Einstellungshinweise aus, die man tunlichst beachten sollte. Nur so ist einigermaßen gewährleistet, dass man das Tool für die Videokonferenz nach den Unternehmensstandard einsetzt und unnötige Risiken vermeidet. 

6. Aufzeichnungen nur mit Einwilligung aller Teilnehmerinnen und Teilnehmern.

Plant man eine Aufzeichnung der Konferenz, so reicht es nicht aus, wenn die meisten Teilnehmer dem zustimmen. Es müssen schon alle Teilnehmer ihre Einwilligung erteilen. Nur dann ist rechtlich auch eine Aufzeichnung erlaubt. Am Besten ist, dass man sich diese Einwilligung vielleicht sich schon vorab – vielleicht mit der Einladungsmail – von den Teilnehmern abholt. Denn dann hat man sie auch schon per E-Mail und kann dann auch später relativ leicht diese Einwilligung nachweisen. Wichtig dabei ist, dass auch hier die Teilnehmer und Teilnehmerinnen zumindest über die Punkte aufgeklärt (informiert) werden müssen, warum (zu welchem Zweck) man aufzeichnen möchte und wann die Aufzeichnung gelöscht wird bzw. wie lange die Aufzeichnung abrufbar bleibt. Achtung: Die Erteilung der Einwilligung muss immer freiwillig erfolgen. Die Konferenzen müssen stets so aufgesetzt werden, dass die Durchführung derselben nicht von der Aufzeichnung abhängt. 

Und vermeiden Sie einen Datenfriedhof in dem Sie alle Videokonferenzaufzeichnungen für die nächsten 20 Jahre aufbewahren! Für was? Meist genügt ein Protokoll über die Konferenz, so dass das Videomaterial selbst dann leicht gelöscht werden kann. 

7. Teilen Sie Programme und nicht Bildschirme!

So wie Sie ein Screensharing machen wollen, achten Sie darauf, dass Sie allein die Ansicht des Programms für die übrigen Teilnehmer freigeben, auf das es gerade ankommt. Es interessiert keinen, was sich sonst noch auf Ihrem Bildschirm befindet (welche Programme sonst noch in der Benutzung sind oder welchen Content man sonst noch so erkennt).

8. Achten Sie auf Ihren Hintergrund 

Sollten Sie die Webcam freigeben, damit auch andere Teilnehmer Sie sehen können, achten Sie darauf, was diese sonst noch so im Bildhintergrund sehen könnten. Sorgen Sie am besten für einen aufgeräumten Hintergrund. Kleiden Sie sich am besten so, wie Sie im Büro auch gekleidet wären. 

Manche Programme, wie Teams und Zoom erlauben es, den Hintergrund eines Webcam-Bildes leicht verschwommen darzustellen oder gar auszublenden. Machen Sie hiervon standardmäßig  Gebrauch! 

9. Verwenden Sie mechanische Kamerablenden!

Viele haben ein kleines Pflaster über die Webcam kleben, weil sie wissen, dass diese relativ leicht gehackt werden kann. Aber es geht auch smarter mit einfachen Plastikschieber, die auf die Linse des Laptops geklebt werden und mechanisch mit dem Finger bedient werden. Diese Schieber sind der ultimative Schutz davor, dass man aus Versehen für die übrigen Teilnehmer sichtbar wird. Man gibt also mit einem solchen Schieber bewußt das Bild für die anderen frei – unabhängig davon, ob das Videokonferenz-Tool die Kamera schon aktiviert hat oder nicht. Gerade für Teilnehmer, die noch nicht so sehr mit diesen Tools geübt sind, eine dringende Empfehlung! 

10. Keine Videokonferenz ohne Moderation

Schwieriger als eine persönliche Konferenz ist die Führung einer Onlinekonferenz. Unterschiedliche Latenzzeiten bei den Teilnehmern, verschiedene Zugänge (Firmennetzwerk, VPN etc.) oder technisches Equipment führen dazu, dass sich die Interventionsmöglichkeiten schon wesentlich unterscheiden. Um dennoch eine effektive Konferenz durchführen zu können, empfiehlt es sich, stets die Konferenzen durch einen – auch technisch versierten – Mitarbeiterin oder Mitarbeiter zu moderieren. Der Moderator steuert die Agenda und fängt Abschweifungen wieder ein. 

Ich hoffe, dass Ihnen dieser Knigge dabei hilft, Ihre Konferenzen auch in dieser Corona-Zeit effektiv zu gestalten. Ich würde mich freuen, wenn Sie in den Kommentaren Ihre Erfahrungen mit Videokonferenzen teilen. Gerne nehme ich auch auf Fragen Stellung.

Ihr Julius S. Schoor


Photo by Chris Montgomery on Unsplash

Über den Autor

Mein Name ist Julius S. Schoor. Ich bin Rechtsanwalt und spezialisiert auf IT-Vertragsrecht. Seit 2011 bin ich als Datenschutzbeauftragter TÜV-zertifiziert und bereits für mehrere Unternehmen als solcher offiziell bestellt.

2 Kommentare

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  • Sie sind ja spitze…👍👍👍
    MfG
    HPR

    Hans-Peter Richter 4 Monaten ago Reply


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