In unserem 1. Teil der Reihe „Die Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten“ geht es um das Thema, wie stelle ich die richtigen Fragen an einen Datenschutzbeauftragten und bekomme dadurch die besten Antworten.

Kennen Sie diese Situation? Sie beschleicht ein ungutes Gefühl, Sie sind sich unsicher bei der Verarbeitung von Kundendaten oder haben einfach keine Lust, sich „wegen Datenschutz anzählen“ zu lassen…

Also beschließen Sie sich, einen Experten aufzusuchen, der sich mit dem Thema „Datenschutz“ auskennt. Vielleicht gehören Sie zu den Glücklichen, die einen Datenschutzbeauftragten in ihrem Unternehmen benannt haben. Dann haben Sie einen direkten Ansprechpartner. 

Aber unabhängig hiervon gilt es, die richtigen Fragen stellen zu können. Denn die Qualität der Antwort hängt immer noch von der Qualität der Frage ab. So bewahrheitet sich auch hier die alte Weisheit: Wichtiger als die richtige Antwort ist, die richtige Frage zu stellen. Wer eine gute Frage stellen kann, darf auch eine gute Antwort erwarten. Denn – und das ist schließlich die Königsklasse – in einer guten Frage steckt in aller Regel bereits die Antwort !

Doch wie stellen Sie nun die richtigen Fragen zu Ihrem Datenschutz-Thema?

Hier finden Sie drei wertvolle Hinweise, wie Sie Ihre Fragen an den Experten für Datenschutz bzw. an ihren Datenschutzbeauftragten am besten formulieren.

1. Was konkret haben Sie vor? Beschreiben Sie Ihr Vorhaben! 

Je genauer Sie formulieren können, desto konkreter wird die Antwort ausfallen. Entscheidend ist auch das „Warum“, also der Zweck des beabsichtigten Vorhabens. Der Datenschutz kennt vor allem ein Prinzip: Je weniger Daten erhoben, produziert oder sonst wie verarbeitet werden, desto besser für den Datenschutz. Das heißt, wenn Sie keinen Grund für Ihr Vorhaben nennen, warum Sie das oder jenes jetzt vorhaben, so wird die Antwort Ihres Datenschutzexperten, dem vorbenannten Prinzip folgend, restriktiv oder schwammig ausfallen. 

Stellen Sie sich folgende Situation vor: „Soll ich mit dem Auto in die Stadt fahren oder besser den Bus nehmen?“ Dann wird Ihr Umweltberater tendenziell eher den Bus empfehlen. Die Frage muss also konkretisiert lauten: „Ich habe einen ziemlich wichtigen Termin in der Stadt. Und ich bin schon spät dran. Würde ich den Bus nehmen, käme ich etwa 15 Minuten zu spät an. Mit dem Auto bin ich 15 Minuten früher da. Außerdem habe ich noch einen Schrank transportieren. Ist es in Ordnung, wenn ich das Auto nehme?“ Bei dieser Frage kann Ihr Umweltberater nun ganz anders abwägen und Ihnen dann die für Sie passende Antwort formulieren. 

2. Betten Sie Ihre Frage in einem Kontext ein!

Der Kontext kann für die richtige Antwort entscheidend sein. 

Es macht z.B. einen grundlegenden Unterschied, wenn Sie einen Software-Rollout in der Nacht, am Wochenende oder während der Arbeitszeit planen; ob Sie den Software-Rollout in einem datenschutzverarbeitenden Betrieb mit einer sehr hohen Sensibilität und Risiko für personenbezogenen Daten durchführen oder bei einem eher güterproduzierendem Betrieb.

3. Fragen hinsichtlich diverser Tools, wie Bots, Plug-Ins oder Software-Programme, immer offen stellen!

Bei, einer Frage, wie: „Ist dieses spezielleTool datenschutzkonform?“ handelt es sich um eine geschlossene Frage. Man kann eine solche Frage schwer beantworten, meist nur mit „Ja“ oder „Nein“; oder Sie ernten ein nichtssagendes „Kommt drauf an“, also die Lieblingsantwort von Rechtsanwälten. Das ist so, als ob Sie fragen würden, ob ein bestimmtes Auto konform mit der Straßenverkehrsordnung (StVO) ist? Ja, es kommt ganz darauf an, wie es konfiguriert ist. Man könnte sogar die These in den Raum stellen, das dass man jedes Auto StVO-konform konfigurieren bzw. anpassen kann. Viel sinnvoller als die Frage nach dem „OB“, ist die Frage nach dem: „WIE“. Also, „Wie muss das Tool, welches ich gerne einsetzen möchte, konfiguriert sein, damit es datenschutzrechtskonform genutzt werden kann?“

Mit dieser kurzen Anleitung wissen Sie zukünftig, wie Sie am besten Fragen zum Datenschutz stellen, damit Sie befriedigende Antworten von Ihrem Experten erhalten. 

Haben Sie auch schon Erfahrungen mit Ihren Fragen gemacht? Zögern Sie nicht, Ihre Erfahrungen in den Kommentaren mit anderen Lesern zu teilen!

Happy Datenschutz 🙂